Die Symphoniker Hamburg e.V. suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt und in Vollzeit eine:n

ASSISTENT:IN DES INTENDANTEN UND VERWALTUNGSKOORDINATION

Die Symphoniker Hamburg sind das Residenzorchester der Laeiszhalle, des ersten Konzertsaals der Freien und Hansestadt Hamburg. Musikalische Exzellenz steht für sie in Einklang mit einem aktualisierten Rollenbild eines modernen Klangkörpers. Die Symphoniker gestalten in der Laeiszhalle mehrere Abo-Reihen, Sonderkonzerte und Festivals, wie etwa das alljährlich im Juni stattfindende Martha Argerich Festival. Mit ihrem breit gefächerten Vermittlungs- und Education-Angebot sind sie in der ganzen Stadt präsent.

Wir suchen zum Herbst 2026 (idealerweise mit vorangehender Einarbeitungszeit) eine engagierte, verantwortliche, einfühlungsfreudige Person für die Assistenz des Intendanten. In dieser Funktion arbeiten Sie engstens mit der Intendanz zusammen, leiten das Intendanzbüro und koordinieren die allgemeine Verwaltung.

Ihre Aufgaben

Leitung und Organisation des Intendanzbüros

• Eigenverantwortliche Steuerung und Organisation aller Abläufe im Intendanzbüro
• Mitwirkung an Optimierung interner Prozesse bei operativen und organisatorischen Themen
• Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags (organisatorisch und technisch)
• Terminplanung und Terminüberwachung für die Intendanz
• Koordination der Pflege der Adressenbank
• Buchung von Reisen und Unterkünften
• Steuerung der schriftlichen und mündlichen Korrespondenz der Intendanz
• Unterstützung des Künstlerischen Betriebsbüros

Verwaltungskoordination und Zuarbeit zur Finanzbuchhaltung

• Koordination Vertragserstellungswesen
• Allgemeine Administration und allgemeine Abrechnungen in Abstimmung mit Finanzbuchhaltung und Intendanz
• Organisation und Überwachung des bürointernen Teils der Finanzbuchhaltung
• Vorbereitung der monatlichen Mittelanforderungen und Mitwirkung bei der Budgetplanung
• Laufende Kontrolle von Kostenstellen und Bankbeständen
• Erstellung und Verwaltung von Belegen (z.B. für Honorarauszahlungen)
• Führung von Kassenbuch und Barkasse
• Überblick über Zahlungsströme und kurzfristige Liquiditätsplanung
• Überwachung und Koordination des Ticketings

Das bringen Sie mit

• Abgeschlossenes Studium, z.B. in Betriebswirtschaft, Musik/Kulturmanagement oder durch relevante Berufserfahrung erworbene vergleichbare Qualifikation
• Verständnis für Produktionsabläufe eines künstlerischen Betriebs
• Interesse an administrativer Weiterentwicklung und Prozessoptimierung
• Idealerweise erste Erfahrungen im Orchestermanagement
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office (insb. Word, Excel) und digitalen Tools

Persönlich überzeugen Sie durch

• Strukturierte, proaktive und vorausschauende Arbeitsweise
• Hohe Belastbarkeit und Stressresistenz
• Diskretion, Loyalität und Einfühlungsvermögen im Umgang mit sensiblen Themen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und hohe Teamorientierung
• Teamgeist und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Akteuren
• Durchsetzungsvermögen und Überzeugungskraft
• Flexibilität (Abend-, Wochenend- und Feiertagsdienste)

Wir bieten Ihnen

• Eine vielseitige, abwechslungsreiche Tätigkeit im Betriebsablauf eines renommierten Orchesters
• Eine zentrale Position mit Verantwortung und Einfluss
• Ein engagiertes, kollegiales Team mit flachen Hierarchien
• Kontakt mit renommierten Musikern und Künstlern aus der ganzen Welt
• Arbeitsplatz in der Laeiszhalle im Herzen Hamburgs und Zugang zu unseren Veranstaltungen
• Einen unbefristeten Vertrag nach Probezeit
• Betrieblicher Zuschuss zur privaten Altersvorsorge
• Vergünstigtes Sportangebot (EGYM Wellpass) und Deutschlandticket

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 7. Juni

Bewerbungen schwerbehinderter beziehungsweise gleichgestellter Menschen im Sinne des SGB IX sind erwünscht. Sie werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Bitte senden Sie Ihre Unterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) per E-Mail an infosymphonikerhamburg.de

Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an:

Hannes Wönig
Leiter des Künstlerischen Betriebs
h.woenig@symphonikerhamburg.de

Alle unsere freien Stellen im Klangkörper finden Sie auf muvac.de